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格瑞絲光華公寓大廈管理委員會
九十八年度第一次管理委員會會議
會議記錄
日 期 九十八年二月十三日(星期五)
時 間 晚上七點三十分
地 點 格瑞絲大樓中庭
主 席 盧玉美主委
出席委員 林豔妘小姐.何秀甄小姐.葉滿珠小姐.林美月小姐.簡捷武先生.鄭瑞枝小姐.吳昭南先生.蔡豐益先生.楊允儒先生
出席人數 應到十三人，實到十人已達法定人數

工作報告
一. 大樓外圍裝設紅外線攝影機一台，計$6500。
二. 九樓採光罩防漏處理@1200*8，計$9600。
三. 新、舊管理委員會完成交接、換印。
四. 購置盆栽美化環境，並將舊盆栽重新換土移植。
五. 添購兩件警衛工作背心，增加住戶對管理人員的辨識度及信任感。
六. 八樓洗衣機排水故障維修，更換電磁進水閥計$1600。
上期會議決議事項執行追蹤報告
一. B1欠費委任律師處理已取得債權憑證，將再進一步作強制執行。
執行結果：可扣抵債務人應領薪資三分之ㄧ，並依債權比例百分之三匯入管委會帳戶。另地下室已遭查封，將進行法拍。
二. 本屆委員會議決議事項之進度討論。
決議：應在本屆任內完成各項決議事項，且金額較大之修繕工程應經管委會討論與決議後才可施工。
執行結果：大樓櫃台監視器更新部份，因前主委認為尚堪用，以節流的考量暫不更新，而監視器的操作修改為一樓操作雖較方便，但線路修改的費用過高，決議暫不考慮。至於修繕金額兩萬元以上則須經管委會決議通過才可施工。
三.依公寓大廈管理條例第36條第12款規定:「應由管理委員會申報建築物公共安全檢查與消防安全設備檢修之申報及改善之執行」，本大樓是否依法進行公共安全檢查之申報及改善？
決議: 待進一步了解後再作決定。而消防局每年應有消防補助預算，可留意一些相關訊息與申請辦法。
執行結果：尚未達成決議，但已提供說明給盧主委參考。消防補助部份可於每年九月前向區公所提出申請並檢附相關資料，再轉呈消防局，因名額有限，蔡副主委已允諾請吳議員幫忙爭取，但仍應先至區公所拿相關申請表格，將須檢附的資料先準備齊全。
四.餐廳二樓包廂提供客人卡拉OK音量過大問題。
執行結果:已與竹美餐廳協調，並加強勸導。
五.消防設備的改善。
執行結果:因受信總機的修改，施工具有一定的困難度，廠商承接工程意願不高，但也可考慮多找幾家維修廠商詢問建立維修合約的意願與費用，再評估是否與廠商建立合約關係。
本期討論事項
一. 為因應大環境不佳，在開源不易之下如何盡力作好節流之議案討論。
1. 游泳池的修建問題。
說明：基於消防與安全上的顧慮，可考慮成本低又具效果的安全網。
決議：通過。
2. 設置意見箱，住戶若提供對於大樓空間的有效利用方案，經採用且具實質效益，將實施獎勵制度。
說明：設置意見箱除對違規事項的改善可提供具體的數據，另外也鼓勵住戶對於大樓空間的有效利用，提供更多的寶貴意見，若對於管委會收入的增加具有實質效益者，可給予實質上的回饋，如將實質的效益的量化，並以一定的比例做為獎勵，除以十二個月 "按月給付"。
決議：獎勵制度可將具有實際效益的方案，以收入的百分之三十做為獎勵金"按月給付"，獎勵辦法則須先作公告。
3. 管委會的租賃合約與尾牙預算須經管委會決議通過。
說明：因部分管委會的租賃合約租金及契約期限不夠合理，所以租賃合約的簽訂是否應經管委會決議通過，至於尾牙的舉辦，主要是聯誼和慰勞的意義，預算則應控制，避免公共基金的浪費。
決議：租賃契約的簽定可依請款的模式；由主委、副主委、財委商量通過，以增加運作的流暢，至於二樓安麗部分，則因使用中庭廁所，基於使用者付費的原則，每月應酌收水費、清潔費共$300，而尾牙的預算則應控制在"$10000"以內，較為合理，並以新、舊任委員與管委會的員工為主，眷屬參加需自付費用。
4. 委託書不支付車馬費，以符合公平原則。
說明：車馬費的發放原為鼓勵所有權人踴躍出席，共同關心大樓公共事務；委託書則為符合開會程序。但為免流於浮濫，失去其基本意義，以及加強大家遵守開會時間的觀念，所以車馬費的發放有檢討的空間。
決議：通過（1）本人出席：發放$600，於實際開會時間遲到15分鐘以上者發放$400。
（2）委託出席：發放$300，於實際開會時間遲到15分鐘以上者則不發放。（每人只可受託一人，較符合公平原則）
5. 為減少冷氣電費的支出，大廳與中庭間是否裝置拉門。
說明：因大廳與中庭為開放式的空間，是否裝置拉門，減少冷氣運轉；又守衛室雖較為悶熱，但仍應控制冷氣的使用時間，以避免浪費。
決議：可先利用目前天氣較涼爽不須開冷氣，將守衛室改為使用抽風扇，測試其舒適度與電費的增減，視其效果，再考慮是否限制其使用的溫度與時間及一樓拉門的裝置。
二.為健全管委會的運作，加強社區管理功能，並朝優質社區的方向努力。
1. 為落實主委、副主委、財委"三權分立"，可考慮酌支車馬費，以增加其責任感與使命感。
說明：為避免弊端，透過制度的建立，酌支車馬費，可加強其責任與義務，落實三權分立。
決議：應於本屆最後一次管理委員會議或區分所有權人大會上再行討論，較為適宜
2. 社區E化，設置部落格或社區網站。
說明：社區E化，有助於活化社區行政運作，並使資訊透明化。
決議：通過，但若使用社區網站，應注意其資料的更新和開放的功能與權限，是否關係到後續服務費的問題，否則也可考慮設置部落格。(可再與吳委員討論)
3.工作人員採一年一聘，應提供健檢報告。
說明：工作人員應採一年一聘，且管理人員須值夜班，所以提供健檢報告作為參考是必要的；退休年齡方面，現任的管理員訂為七十歲退休，但健康狀況不佳者則不適任，另新進人員的聘用年齡限制在六十歲以下，退休年齡為六十五歲。但有關健檢的費用和退休準備金及雇主責任等..的問題，須作全面的考量，則應先蒐集相關資料，並請簡委員協助，於下次會議再行討論。
決議：通過。
4. 車位資料的透明化。
說明：車位資料應透明化，以加強整體安全管理。
決議：可先建立已知的資料，其餘的部份可用通知單請車位的使用者提供相關資料，或請管理員幫忙建立。
5.如何提升住戶品質，使住戶優質化。
說明：住戶生活公約應需確實遵守並加強執行，但因承租戶較多，站在房東的立場，盡量採柔性勸導。例如寵物隨地便溺的問題，則可先作公告；請飼主發揮公德心，若要蹓狗應隨時攜帶水、夾子、報紙和塑膠袋，以便處理狗的排泄物，若是疏忽者，管委會也基於服務的立場，提供相關用品。
決議：通過。
臨時動議
1、因員工年終已加發一個月獎金，在大環境不佳下，開工紅包應考慮取銷。
決議：開工紅包應取銷，年終獎金的發放則在最後一次的委員會再行討論。
2、每次開會的時間應控制在一個半小時以內，避免過於冗長影響大家對時間的規劃。
決議：通過，且有些事情也可透過E-MAIL先討論或電話聯繫，較節省時間。
3、委員若因工作或個人因素不克與會者，如連續兩次不出席，則取銷資格請候補委員遞補。
決議：通過。
4、大樓可利用一些小成本來美化環境：如各樓層走道間的人造葉裝飾品皆已退色且無光澤，因花費不高，可做全面更新。
決議：大樓可自行採購相關的裝飾物擺設佈置，較為經濟，但走道人造葉的部份因近日才全面清洗，可待明年再做更換。
散會